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lunes, 9 de abril de 2012

La Empresa. OSI III


La “condición social” del hombre hizo que tempranamente descubriera la importancia de organizar la actuación de un grupo de personas y el uso de herramientas y materiales, de acuerdo a una planificación adecuada, para posibilitar el logro de sus objetivos.

Podemos decir que la actividad económica se sustenta sobre la producción e intercambio de bienes y servicios, utilizando para ello recursos tales como el capital, el trabajo y la tecnología.

Estos recursos deben ser coordinados en organizaciones más o menos complejas denominadas empresas, cuyos titulares pueden ser personas físicas o jurídicas. 

Las Empresas son las unidades económicas productoras de bienes y servicios que, combinando factores de producción como el capital, la tierra y el trabajo, buscan obtener una ganancia.

Así como las Familias buscan maximizar su utilidad, las Empresas buscan maximizar sus ganancias a través de la especialización en la fabricación de un producto.

Por ejemplo, una Empresa textil comprará la lana a una empresa, colorantes a una segunda, botones a una tercera y así lo hará con todos los insumos que necesite para elaborar su propio producto, que a su vez venderá a otra empresa, que podría ser una cadena de locales de indumentaria. 

Las Empresas se organizan en dos tipos:

  • de propiedad individual

  • de propiedad colectiva (sociedades) 
La forma más simple de organización de una empresa es la que tiene un único propietario, por ejemplo un plomero o electricista que trabaja por su cuenta, un kiosco o un pequeño productor agropecuario.

La ventaja de las Empresas unipersonales es que son relativamente fáciles de iniciar, se suele necesitar poco dinero. La desventaja es que el propietario afronta una responsabilidad “ilimitada” por las deudas o riesgos de su empresa, y responde por ella con la totalidad de su patrimonio (casa, local, dinero, auto y cualquier otro bien a su nombre). 

Las Sociedades se forman cuando dos o más personas aportan recursos para organizar una Empresa a cambio de una participación en las ganancias, claro está que también participan en las perdidas.

Las dos formas mas comunes que adoptan estas Empresas son:

  • La Sociedad de Responsabilidad Limitada (S.R.L.).

  • La Sociedad Anónima (S.A.). 
En estos dos tipos de empresas, los socios no responden con sus bienes personales por las deudas que pueda tener la sociedad, sino solamente con el capital aportado.- En las S.R.L., el capital está dividido en “cuotas-partes”  y que no pueden ser negociadas (compradas o vendidas).- En las S.A. el capital está compuesto por “acciones”, que si pueden ser negociadas.

Las S.A. pueden llegar a tener miles de accionistas, si realizan lo que se llama “oferta pública”, es decir si sus acciones son negociadas en la Bolsa.

La ventaja de este tipo de organizaciones es que ellas pueden conseguir una gran cantidad de capital a “costo cero”, invitando a las personas a suscribir (comprar) acciones cuando efectúan una ampliación de capital.

La desventaja de estas grandes corporaciones es que los pequeños accionistas tienen escasas influencia en las decisiones, que son tomadas exclusivamente por el Directorio.

Empresario:

Es el titular y responsable de la empresa, que puede ser una persona física o jurídica.

Recordemos que el artículo 32 del Código Civil caracteriza a la persona jurídica “como todo ente susceptible de adquirir derechos y contraer obligaciones” que no sea persona física.


El Empresario es quien concibe, organiza y dirige la Empresa, aporta y dispone de los bienes, brinda su iniciativa y corre los riesgos, para lograr un beneficio.-

 Funciones:

La estructura organizativa de la Empresa permite el establecimiento de funciones y su coordinación entre sí a través de las personas que tienen a su cargo la responsabilidad de su ejecución a efectos de lograr el más alto rendimiento de la misma; todas las cuales serán dirigidas por una que asumirá la responsabilidad total.
  
1º).- Dirección.

El órgano encargado de impartir las directivas generales y tomar las decisiones que hacen al manejo de la Empresa puede estar “centralizado” en un Director o Gerente General quien, a su vez y de acuerdo a la constitución jurídica de la misma, responderá ante un Directorio si se trata de una Sociedad Anónima; o directamente ante sus socios.

En consecuencia, si se tratase de una S.A. la “cabeza directriz” se encontraría esquematizada de la siguiente manera:



Cuadro de texto: Asamblea de Accionistas
Asamblea de Accionista
                       
Cuadro de texto: Directorio
Directorio
Cuadro de texto: Sindicatura
Sindicatura
                                                                                                      

                                                                                              

Cuadro de texto: Gerencia General
Gerencia General
Cuadro de texto: Auditoría
Auditoria
                                        

Cuadro de texto: Departamento o Secciones
Departamento o Secciones


Según puede observarse respecto de las funciones que desarrollan las autoridades superiores de la empresa existen dos órganos de control:
  
a).- La Sindicatura, que representa a los accionistas de la Sociedad Anónima y vigila el cumplimiento de las resoluciones emanadas de los mismos en la Asamblea, así como también de las disposiciones legales y estatutarias.

b).- La Auditoría, que realiza el control y análisis de las operaciones efectuadas por el órgano ejecutivo con relación a los distintos departamentos o secciones en que se ha dividido la Empresa.

 2º).- Producción. 

Este sector tiene a su cargo dos aspectos bien diferenciados de la actividad industrial:

  • el aprovisionamiento.

  • la elaboración. 

a).- El aprovisionamiento de las materias primas básicas para el “proceso de elaboración” constituye uno de los aspectos más importantes del proceso industrial, por cuanto cualquier defecto podría provocar la paralización de dicho proceso y cualquier exceso poner en peligro la estabilidad financiera de la empresa por la “inmovilización de capital”.

De allí entonces que deba existir una estricta relación entre el consumo de las respectivas materias primas en el proceso, su existencia en almacén o depósito y el período necesario para su reposición.

En la práctica, tal relación se efectiviza mediante una información recíproca entre el sector de consumo (fábrica) y el depósito o almacén, lo que permite advertir en forma inmediata la oportunidad en que una determinada materia prima habrá sido consumida y, en consecuencia, la realización de compras que nivelen las necesidades de la producción.

Es importante destacar que la función de aprovisionamiento no debe quedar limitada únicamente a las materias primas, sino también a todos aquellos elementos que forman parte del producto, como son los envases, etiquetas, cajas, etc. Y los materiales necesarios para mantener en perfecto “estado de funcionamiento” las maquinarias, equipos e instalaciones del proceso industrial (motores, combustibles, lubricantes, etc).

Resta agregar, que en el Sector Almacén o Depósito debe incluirse también el “almacenamiento de los Productos Terminados”. 

A este respecto es oportuno señalar que el depósito de estos productos es una función inherente al aspecto “comercial” de la Empresa, íntimamente ligado a la operación de expedición y despacho de los mismos, llamándose en este caso “Mercadería de Reventa”. 

b).- La Elaboración.- Sin duda alguna, éste es el sector activo del proceso industrial, el sector dedicado a la transformación de las materias primas y cuya finalidad es la obtención de los productos elaborados que serán vendidos posteriormente.

En el proceso de elaboración deben distinguirse dos sectores perfectamente diferenciados:

  • b.1.- los que hacen al proceso propiamente dicho.

  • b.2.- los que mantienen o complementan el equipo destinado al proceso. 
Así, por ejemplo, en una gran empresa industrial podrá observarse un Taller Mecánico; un Taller de Mueblería, un Taller de Mantenimiento, Una Sección Calderas, una Sección Usina, etc.; en cambio, en una mediana o pequeña industria, tales funciones podrán ser ejercidas por una sección a cargo de pocos operarios que se concentrarán en un Taller Auxiliar.

Lógicamente, estas secciones auxiliares proveen de distintos servicios a las secciones de producción, pero también pueden, realizar tareas para otros sectores de la empresa, como almacenes, depósitos, administración, etc. 

3º).- Comercialización.

Las funciones típicas del aspecto comercial lo constituyen las compras y las ventas.

Sin embargo, en las empresas industriales suele hacerse una distinción entre ambas funciones por cuanto no se trata de productos que se revenden en igual estado de adquisición; por lo tanto la operación de compra distingue a elementos o productos distintos de los que se venden.

En consecuencia, las funciones de compras y ventas deben permanecer en sectores distintos, perfectamente especializados en cada uno de dichos aspectos.

Por ello es usual que la Sección Compras dependa directamente de la autoridad central, reservando el control de la calidad de las materias primas, elementos o materiales que se adquieran al sector de Producción.

En esa forma, todos los aspectos inherentes a la comercialización de los productos estarán centralizados en una sección independiente dedicada a organizar los canales de distribución y el trato directo con el mercado consumidor.


Cuadro de texto: Gerencia General
Gerencia General

Cuadro de texto: Departamento Comercialización
Departamento de Produccion
Cuadro de texto: Departamento de Producción
Departamento de Comercializacion

Cuadro de texto: Control de Calidad
Control de Calidad
Cuadro de texto: Sección Ventas
Seccion Compras
Cuadro de texto: Sección Compras
Seccion Ventas


4º).- Administración.

El Sector Administrativo agrupa las funciones inherentes a la contabilidad general, los pagos, los cobros, las liquidaciones de sueldos y jornales, etc.

Un esquema de las funciones asignadas comúnmente a este sector puede ser el siguiente:

Cuadro de texto: Administración
Administracion

Cuadro de texto:    Tesorería
Contabilidad

Cuadro de texto:   Personal
Personal
Cuadro de texto: Contabilidad
Tesoreria
    

Cuadro de texto: Control
General
Cuadro de texto: Sueldos
Industrial
Cuadro de texto: Cobros
Pagos
Cuadro de texto: Pagos
Cobros
Cuadro de texto: General
Sueldos
Cuadro de texto: Industrial
Control

 5º).- Finanzas.
El concepto de finanzas ha evolucionado permanentemente desde comienzos del siglo XX hasta nuestros días y con seguridad seguirá evolucionando en los próximos años.
Hasta finales de la década de los setenta, cuando se hablaba de finanzas, la gente lo relacionaba con contabilidad, el movimiento contable, el registro e interpretación de las transacciones económicas, etc.
El enfoque moderno de las finanzas incluye estudios más profundos. Han dejado de ser un campo preocupado fundamentalmente “por la obtención de fondos” para abarcar la administración de  activos; la asignación del capital; y la valuación de la empresa en  el mercado global.
El estudio de las finanzas abarca tres áreas interrelacionadas, y son:
·        Las inversiones;
·        Los mercados de dinero y de capitales;
·        La administración financiera.

Un buen administrador financiero debe preocuparse principalmente del estudio del manejo del dinero, para cumplir con su objetivo básico, fundamentado en tres tipos de decisiones: de Inversión, de Financiamiento y de Distribución de Utilidades.

En entidades sin fines de lucro evidentemente la obtención de utilidades no es ni debe ser el objetivo dominante. El responsable de las finanzas en estas instituciones debe tener esto siempre presente.  En este caso la función financiera debe orientarse y guiarse por la maximización de su contribución al logro de los objetivos para los cuales fueron establecidas las instituciones.
Para el manejo financiero adecuado de la empresa, se cuenta con una serie de herramientas tales como: El análisis financiero, los presupuestos, el flujo de caja, las matemáticas financieras, las técnicas de administración de activos y pasivos, el estado de fuente y aplicación de fondos y la contabilidad administrativa, entre otros. 

6º).- Recursos Humanos.
La Administración de Recursos Humanos consiste en la planeación, organización, desarrollo y coordinación, así como también control de técnicas, capaces de promover el desempeño eficiente del personal. A la vez que la organización representa el medio que permite a las personas que colaboran en ella alcanzar los objetivos individuales relacionados directa o indirectamente con el trabajo.

Significa “conquistar y mantener” las personas en la Organización, trabajando y dando el máximo de sí, con una actitud positiva y favorable. Representa todas aquellas cosas que hacen que el personal permanezca en la Organización.

El área de Administración de personal busca fundamentalmente alcanzar la satisfacción de las necesidades de los trabajadores, complementado con la capacitación, la recreación, y el bienestar social entre otros del talento humano, recurriendo a herramientas tales como técnicas de motivación, estudios salariales, círculos de calidad y otros.
Algunas de las  funciones de este departamento son:
6.1.- Empleo / reclutamiento y selección:
Reclutamiento cuando se produce una vacante y se presenta gente para el puesto, y la selección cuando van “separando” a la gente para elegirla.
Externo- cuando seleccionan gente de fuera de la empresa.
Interno- cuando seleccionan gente de dentro de la empresa.
En la actualidad las técnicas de selección del personal tienen que ser más subjetivas y más afinadas, determinando los requerimientos de los recursos humanos, acrecentando las fuentes más efectivas que permitan allegarse a los candidatos idóneos, evaluando la potencialidad física y mental de los solicitantes, así como su aptitud para el trabajo, utilizando para ello una serie de técnicas, como la entrevista,   los exámenes médicos, etc.
6.2.- Desarrollo de RRHH: Es la “formación” que hay que dar a la gente para enseñarla para cubrir un puesto o para ascender en la categoría donde esta situada.
6.3.- Retribución de RRHH: Como “valorar” los puestos de trabajo y la retribución que tengan que llevar.
Valorar la importancia de la persona en el puesto de trabajo bajo la repercusión que tiene en la empresa, su capacidad, su iniciativa, etc.
6.4.- Función de relaciones laborales: Buena relación entre las distintas personas de la empresa.- (nivel informal).
6.5.- Seguridad e higiene en el trabajo o algunas condiciones laborales que tengan los trabajadores.
Principales labores  de este departamento:
  Confección de Contratos.
  Confección de Comprobantes de Feriado.
  Confección de Certificados, según solicitud del personal.
  Confección de solicitudes de obtención de credencial de salud (Obra Social).
  Tramitar solicitudes de autorización de cargas, subsidios familiares y similares.
  Depósitos bancarios por concepto de pensiones alimenticias. (litis).
  Confeccionar y Tramitar declaraciones de accidente del trabajo.
  Manejar vocabulario “propio de la actividad”.

EJE TEMATICO N° 2: “Funciones de la Empresa”. OSI III


Contenidos:

1.1.- Funciones de la Empresa: Comercialización; Producción; Finanzas; Relaciones Públicas; Recursos Humanos. Concepto y Desarrollo de cada función.

3.3.- Liderazgo Organizacionales. Supervisión. Conflictos. OSI II


El liderazgo está vinculado a un proceso interpersonal mediante el cual los administradores tratan de influir sobre sus empleados para que logren metas prefijadas de trabajo.

Este proceso ocurre a través de contactos entre la dirección y el personal, mediante un “proceso de influencia” y de la red de comunicación existente dentro de la Organización.

Es un proceso de influencia interpersonal que determina el desempeño de los miembros de la Organización. El liderazgo ayuda a los miembros del grupo a lograr los objetivos.


El Liderazgo es la capacidad de influir sobre un grupo de personas para que estas consigan sus metas.-
  
Cada grupo elige naturalmente su líder.- Hay diferentes clases de liderazgo, entre las que podríamos mencionar:


Autoritario.-
Está por encima del grupo. No está integrado. Da órdenes.-

Democrático.-
Es el mejor tipo de líder. Permite las opiniones de todos.  Acepta sugerencias. Las ordenes no emanan de su voluntad sino que surgen del grupo.-
Permisivo.-
No tiene influencias fuertes. El grupo no se une porque el líder no es un elemento aglutinante.-

 Habilidades del Liderazgo.

Entre estas podemos mencionar: identificar objetivos; capacidad para influir en otras personas; capacidad para comunicarse; capacidad para enfrentar y resolver problemas; habilidad para reducir “tensiones”; para coordinar y motivar; etc.


Teorías sobre el Liderazgo.

Enfoque Tradicional.

1°).- Lideres nacen: es un enfoque hereditario.

2°).- Lideres se hacen: a través de la capacitación.

Teoría Moderna: teoría situacional.

Define que la situación, el grupo, los individuos, los problemas, y el clima organizacional influye en el tipo de liderazgo.

Ejemplo:

Liderazgo centrado en el gerente.

EMPLEO DE LA AUTORIDAD POR PARTE DEL GERENTE.

AREA DE LIBERTAD DE LOS SUBORDINADOS.

El gerente
toma la decisión
y la comunica.-
El gerente
“vende” la decisión
El gerente presenta
sus ideas y solicita
opinión.-
El gerente
presenta el
problema y
busca sugerencias,
luego toma decisiones
El gerente “fija los limites” y el grupo sugiere la decisión.-
El gerente permite tomar decisiones a los subordinados dentro de ciertos límites.-


 Peter Drucker en su libro: “ El líder del futuro” nos dice:
  

 “…Los líderes eficaces sabían cuatro cosas sencillas: la única definición de líder es aquel que tiene seguidores, un líder eficaz es el que logra resultados, los líderes son muy visibles, establecen ejemplos, el liderazgo no es un rango, privilegios, títulos o dinero, es responsabilidad…”.-

 Conflictos.

 El Conflicto Organizacional  es un desacuerdo entre dos o más miembros o grupos y surgen del hecho de que tienen diferente posición, metas, valores o percepciones.- Las personas o sectores de la Organización en desacuerdo tratan de hacer prevalecer sus “puntos de vista”. 


Tipos de Conflicto.-
Plano en el que se origina
De Tareas
Contenidos y Objetivos del Trabajo.-
De Relación
Problemas Interpersonales.-
De Procesos
Manera de Hacer las Cosas.-

Los conflictos deben ser resueltos a la mayor brevedad posible a efectos de no atentar contra el desarrollo y continuidad de la Empresa. 

Para evitar que se produzcan situaciones conflictivas, las Organizaciones tratan de “administrarlas”, es decir que buscan un método o proceso a los efectos de poder solucionar las dificultades de la forma más eficiente posible, tratando de que no queden secuelas que las puedan promover.

En la “administración” del conflicto debe tenerse en cuenta, que: produce una merma en la producción, un rendimiento defectuoso, desánimo de los trabajadores, falla en el cumplimiento de las órdenes impartidas, etc.


Todo el personal que alguna vez puede quedar involucrado en un conflicto interno, “debe asumir el compromiso” de que su resolución debe hacerse teniendo en cuenta el interés organizacional.

2.2.- Adaptación al Ambiente del Trabajo. OSI II


La habilidad, las experiencias y la forma de actuar de cada persona son determinantes de la conducta y el desempeño en el trabajo.

Estos atributos entran en juego antes que el individuo comience a trabajar.- Es decir que una persona tiene una forma determinada de trabajo y por lo tanto hay que adaptar a esa persona a las exigencias u objetivos que tiene la Organización; esto se realiza mediante un proceso que tiene como primera instancia hacer conocer al individuos las necesidades, las tareas, los procedimientos, las normas, y las relaciones que tiene la Organización, que generalmente se denominan “conducta organizacional”.

Luego se trata de determinar los objetivos, los valores, habilidades y experiencias que tiene el individuo para que a través de una relación “superior- subordinado” se comience el proceso de adaptación. 

Dicho “proceso de adaptación” puede dar resultados positivos y en dicho caso el individuo comienza una tarea determinada; y si el resultado es negativo se comienza desde el principio, con lo que se conoce con el nombre de “retroalimentación”.

2.1.- Las Relaciones Interpersonales. - Comportamiento Organizacional. OSI II


Las experiencias humanas son posibles en relación con otras personas.- Existen patrones típicos mediante los cuales interactúan las personas o se relacionan mutuamente. 

Cuando hay una interacción entre dos personas existe “comportamiento interpersonal”. 

Dentro de una Organización, estas relaciones dar lugar a la “Organización Informal”, es decir son aquellas que no aparecen en el organigrama de la Organización.

Los determinantes específicos de los grupos informales por lo general son: los intereses, la similitud del trabajo, la ubicación física, etc.

Los empleados que tienen intereses comunes tienden a buscarse unos a otros, a conectar sus intereses comunes y sociales.- Al hombre le agrada estar con personas que conoce y que a su vez lo conocen a él. El tener intereses mutuos ayuda a producir esta condición favorable.

Se trata de pequeños grupos llamados “Primarios”. El grupo primario es el instrumento de la sociedad a través del cual, el individuo adquiere en gran parte, sus actitudes, opiniones, metas, ideas, etc.- Es también una de las fuentes fundamentales de disciplina y orden social.

Por medio de esta organización informal es posible modificar la conducta individual a través del grupo y ejercer el “control social” sobre los miembros de la Organización.

La Organización Informal tiene que considerarse como un mecanismo que permite a los distintos niveles de la Dirección lograr el funcionamiento armónico de la “totalidad” de la Organización. En consecuencia ella debe servir para:

a).- Apoyar los objetivos de la Organización, de modo que se puedan liberar las trabas que dificulten la rapidez entre las comunicaciones y la eficiencia;

b).- Aumentar el alcance del control;

c).- Reconocer y utilizar los líderes informales;

d).- Utilizar los canales de comunicación informal.-


La Organización Informal puede contribuir a una mayor eficiencia organizacional, como así también provocar disfunciones.- En el primer caso puede ayudar a realizar las diferentes tareas, aliviar las tensiones que crean las relaciones formales, compensar las “fallas de diseño” de la Organización Formal y mejorar las comunicaciones, etc.-  el segundo caso puede hacer que el comportamiento organizacional no sea procedente ni controlable, atentar contra los objetivos de la Organización o elevar los “costos” de la Dirección. 

En definitiva, cuando hablamos de “relaciones interpersonales”, tratamos de hacer referencia al “comportamiento individual” que tienen las personas dentro de una Organización.-

Estas  “relaciones interpersonales” se dan dentro de todo el esquema de la Organización, estableciéndose comúnmente relaciones en forma horizontal, que son aquellas que existen entre los empleados de un mismo nivel o rango; pero también existen las relaciones en forma vertical que son aquellas que se dan entre distintos niveles de la Organización. Generalmente se dan entre empleados y jefes. 

Comportamiento Organizacional.

Para poder estudiar al ser humano y su desarrollo dentro de la Organización, existen ciertas pautas que nos ayudan a entender el comportamiento de cada persona.

Entre otras, estas pautas son:

a).- La Percepción: se trata de determinar el comportamiento a través de las sensaciones, y de acuerdo a ellas, el individuo expresa su comportamiento.- La percepción es la experiencia que el individuo realiza en forma inmediata a sus sensaciones, o sea, que la persona de acuerdo a sus sensaciones puede influir en su comportamiento y en el de los demás; por lo tanto los “administradores” de las Empresas deben tener en cuenta, como perciben sus empleados y también como transmiten los mensajes. 

b).- Las Actitudes: Se entiende por actitud a la predisposición o inclinación a pensar y actuar de una manera determinada; son importante en el comportamiento de la personas, porque están generadas por la información que reciben y la influencia de los grupos a los cuales pertenecen.

c).- La Motivación: Se refiere a una combinación de fuerzas que inician, dirigen y sostienen la conducta hacia una meta determinada. También tenemos dentro de la motivación, actitudes, prejuicios y hábitos.

Es un proceso en el cual se estimula a las personas a que obtengan ciertos resultados, ya sea con algún incentivo económico, social o simplemente de carácter humano. 

d).- El Aprendizaje: Es un proceso complejo, cuya función principal es la de permitir al individuo que adquiera nuevas formas de comportamiento y que le sirvan para su “supervivencia” o adaptación en el medio que lo rodea. Con el aprendizaje se busca reforzar las conductas o ideas de la Organización, y para ello se lo debe incluir al individuo en las formas de conocimientos que la Organización determina.

También se la considera como un cambio permanente en la conducta del ser humano y que se logra a través de la experiencia.-

e).- La Personalidad: Se trata de explicar, interpretar y predecir la conducta humana. Cada persona tiene rasgos comunes con todas las demás; tiene otros comunes con otras personas; y también tiene algunos rasgos que son únicos.

Los rasgos comunes son el resultado de factores biológicos, ambientales, culturales, etc.-

La configuración única de una persona está formada por un conjunto de conductas que la hacen distintas, irrepetibles y singular; por lo tanto podemos decir que la personalidad se desarrolla durante toda la vida del individuo. 

f).- El Individuo como Sistema: El sistema personal conforma un medio interno en nuestra conducta, tiene como fundamento desarrollar un “auto concepto”, lo cual determina las funciones que el individuo desarrolla por medio de su conducta.-

Es la forma de obtener un concepto de si mismo y de todas las formas de actuar y de sentir de las personas, por ello se lo denomina un sistema, ya que hace un juicio o evaluación de todas las conductas y sentimientos de las personas.- También tienen que ver los valores humanos, los cuales forman parte de dicho sistema, y estos hacen influir al individuo en su comportamiento dentro de la Organización.

Como conclusión podemos decir que dentro de la Organización se lo considera al individuo como un sistema, el cual tiene múltiples funciones, entre ellas, analizar la conducta, los sentimientos, los valores u cualquier otra forma de actuar que tengan que ver con su desarrollo dentro de la Organización. 

g).- La Conducta Interpersonal: Las experiencias humanas son posibles cuando se relacionan con otras personas o desarrollan alguna tarea en forma conjunta.- Cuando hay interacción entre dos personas existe el comportamiento interpersonal, lo cual surgen dos conceptos básicos de ello, que son:

1°).- La Cooperación: surge cuando dos o más personas tienen los mismos pensamientos u objetivos, y por lo tanto desarrollan al máximo su capacidad laboral para cumplir con los objetivos que le fija la Organización.-

2°).- El Conflicto: es un desacuerdo entre dos o más personas, las cuales piensan o tienen objetivos diferentes y esto genera problemas  para la Organización, porque generalmente no cumplen con funciones predeterminadas.-


“El Comportamiento Organizacional es la materia que busca establecer en que forma afectan los individuos, los grupos y el ambiente en el comportamiento de las personas dentro de la Organización, buscando siempre la eficacia – eficiencia  dentro de las actividades de la Empresa”.

EJE TEMATICO N° 2: “COMPORTAMIENTO ORGANIZACIONAL”. OSI II


Contenidos:

2.1.- Las Relaciones Interpersonales. - Comportamiento Organizacional.

2.2.- Adaptación al Ambiente del Trabajo.

3.3.-  Liderazgo Organizacionales. Supervisión. Conflictos.

miércoles, 4 de abril de 2012

1.3.- Estructura Formal e Informal. Las relaciones de autoridad formal y las redes de estructura formal. OSI III

En toda Organización, como hemos visto, se crean una serie de departamentos o secciones con niveles jerárquicos a los que se les atribuye una serie de funciones, estableciendo canales de comunicación entre los mismos; esos departamentos o secciones o grupos de trabajo “preestablecidos en forma oficial”, constituye lo que denominamos: organización formal.-
   
Organización Formal:
  
a).- Organigrama: Una vez distinguida las funciones de “orden superior” y las funciones básicas contenidas en cada una, la pregunta es: si resulta necesario establecer algún mecanismo de coordinación entre las funciones de orden superior a los efectos de resolver cuestiones que tengan que ver con la asignación de recursos; con la resolución de conflictos entre las funciones y con la transmisión de grandes lineamientos relativos a las estrategias fijadas.-

La respuesta es que es necesario establecer una función coordinadora y de jerarquía superior a la que llamaremos – por ejemplo – gerencia general.-

Este gráfico es un organigrama y muestra las funciones definidas y las líneas de autoridad y responsabilidad. Las líneas indican las relaciones de autoridad dentro de la escala jerárquica definida en la estructura de la Organización.-

Por ejemplo: toda el área que corresponde a la función básica de Ventas, estará a cargo de una persona que ejercerá la autoridad conferida sobre las personas responsables de las funciones básicas de “ventas por menor”; “Depósito de Productos Terminados” y “Distribución”.-

Esto quiere decir que los responsables de cada una de estas funciones informarán al responsable de “Ventas” sobre la gestión de cada uno de ellos y recibirán ordenes del responsable de “Ventas”.-

El organigrama se define y diseña desde la “Dirección” (nivel superior) de la Organización y en muchos casos se “participa” a la línea media (nivel medio).-

Se revisa y se modifica en forma continua, en la medida que la Organización cambie su estrategia y este cambio implique una modificación en su estructura; que debe trasladarse al organigrama para que quede representado.-


b).- Manual de Funciones: Determina la finalidad del sector o del puesto en cuestión.- Describe el puesto, las tareas o actividades que lleva a cabo (responsabilidad); y la dependencia respecto de otro puesto de trabajo (autoridad).-

Asimismo define la información a ser recibida, y la información que el puesto genere.-
  
c).- Manual de Procedimientos: Muestra el “recorrido” de la información mediante gráficos (realizados con símbolos) llamados: cursogramas o flujogramas.- Este manual describe las conexiones entre las partes de la estructura y responde a las preguntas como, donde y cuando se llevan a cabo las actividades.- 

Organización Informal:

Sin embargo, al margen de esa estructura formal surgen, durante la actividad y de manera espontánea, numerosos grupos de personas o líderes que actúan en otros niveles que los establecidos, estableciendo otros canales de comunicación “no coincidentes” con las normas o reglamentos de la organización , esta estructura alternativa se conoce con el nombre de: Organización Informal.-
  
La organización Informal es la que espontáneamente establecen los empleados, operarios o gerentes, reuniéndose por afinidades, ideologías, simpatías, ideales, costumbres, cuestiones de trabajo o de comunicación, etc.-.
  
No debe ser considerada opositora o negativa, ya que a veces se aprovecha de la organización no formal para asegurarse que el contenido de un mensaje formal llegue a todos los ámbitos de la organización y se cumpla eficazmente para el logro de los objetivos empresarios.-

Muchas veces la organización informal llega a ser más rápida y efectiva que la organización formal, pues se encuentra motivada por una reacción espontánea del personal a la que accede sin presiones ni imposiciones.-

1.2.- Estructura y Procesos. Puntos de partida de la estructura organizacional. Reestructuración. OSI III

La estructura de la Organización es la forma en que las personas y los puestos de trabajo se agrupan y se relacionan entre sí, suelen representarse gráficamente por medio del Organigrama (representación gráfica de la estructura).-

Los “procesos” son todas las actividades que dan vida al organigrama.-


Entonces, hablamos de estructura al dividir el trabajo en tareas. Por otro lado hablamos de procesos cuando definimos cómo hacer cada tarea, y de qué manera cada tarea se vincula con la siguiente en una “cadena de actividades”.-

Podemos decir, que existen  (6) Puntos de Partida para diseñar la estructura de una Organización:
  
1º.- Complejidad: Con este concepto se trata de indicar el número de puestos de trabajo o grupos de trabajo muy diferentes y en consecuencia el número de unidades o departamentos distintos que existen en la Organización.-

 Por lo tanto la complejidad es una consecuencia directa de la división de la mano de obra y la creación de puestos de trabajo y/o departamentos y/o secciones.-

Cuando la Organización cuente con muchos y distintos puestos de trabajo  y secciones, mayor y mas complejos serán los problemas organizacionales y de gestión.-

 En consecuencia será mayor la complejidad de una Organización cuanto mayor sea:

  • La especialización de la Mano de Obra.-
  • La delegación de autoridad.-
  • La existencia de departamentos y/o secciones.-
  • Menor personal bajo la dependencia de un superior.-

2º.- Delegación de Autoridad: La autoridad consiste en el derecho de mandar y en el poder de hacerse obedecer.- La esencia de la responsabilidad es la obligación de usar la autoridad para que cada uno cumpla con su deber.-

Quizás la delegación de autoridad sea probablemente el proceso fundamental de la gestión empresaria, ya que es imposible que una sola persona lo haga todo y lo resuelva todo.-

El proceso de delegación de autoridad tiene lugar a través de las jerarquías impuestas por la Organización, desde su nivel más alto al más bajo.-


“…Delegar una responsabilidad es confiar a un subordinado la misión de conseguir un objetivo, dejándole cierta iniciativa en la elección de los medios…”.-  


La Delegación de Autoridad puede ser:

  • Específicas o Generales.-
  •  Escritas o No escritas.-

Al delegar se debe tener en  cuenta que:

·        Hay que saber que los demás pueden cometer errores.-
      ·        Hay que confiar en los subordinados.-
      ·        Hay que establecer y ejercer controles amplios.-
      ·        Hay que definir bien, si es posible por escrito, los límites de la delegación.-
      ·        Hay que delegar hasta el nivel mas bajo posible de la Organización.-
      ·        Hay que delegar solamente la autoridad necesaria para cumplir con la responsabilidad que se ha asignado.-
    ·        Ningún superior podrá esquivar su responsabilidad, alegando que la había delegado en un subordinado.-
      ·        No se puede delegar las funciones esenciales de la planificación, ni las de coordinación y control, ni la facultad de realizar cambios en la Organización o de disciplina.-


3º.- Centralización: La misma es el proceso por el cual la toma de decisiones se encuentra en un solo punto de la Organización, generalmente en los “altos mandos”; y los niveles “más bajos” se limitan a cumplir las mismas.-

La centralización es una tendencia a restringir la delegación de la autoridad y la toma de decisiones.-


Mayor será la centralización cuando:


·        Menor sea la especialización del trabajo.-

·        Menor autoridad se delegue.-

·        Mayor sea el número de departamentos o secciones.-

·        Mayor sea el número de personas que controle cada superior.-

  
4º.- Descentralización: esta, al contrario de la centralización, es la tendencia a dispersar la autoridad y el poder de decisión entre los niveles de una Organización.-

La descentralización será mayor cuanto mayor sea el número de decisiones que se toman en los niveles inferiores; y que dichas decisiones sean importantes, afecten a las diferentes funciones de la Organización y no requieran de la aprobación de otros.-

En la descentralización hay que tomar en cuenta diversos factores: el tamaño, las políticas de la Organización, el estilo de conducción, los métodos de control disponibles, los sistemas de información con los que se cuentan, etc.-

Las ventajas de descentralizar son las siguientes:

  • Las decisiones son más rápidas.-

  • La conducción es más flexible y democrática.-

  • Se logran actitudes más positivas de los miembros de la Organización.-

  • Se adquiere mejor experiencia y aprendizaje.-
  
5º.- Recentralización: La centralización y la descentralización no son sistemas de administración buenos o malos por si solo; es una cuestión de medida en la que se trata únicamente de hallar el equilibrio favorable a la Organización.-

En determinados casos, la Organización se encuentra obligada a concentrar nuevamente la autoridad que antes hubiera sido descentralizada. Este proceso se denomina “recentralización”; esto no implica la anulación completa de la descentralización anterior, ya que quienes han delegado la autoridad no la retiran por completo.-

En conclusión podríamos decir que se trata de una nueva centralización de la autoridad sobre determinados tipos de actividades o en ciertas clases de funciones.-


6º.- Departamentalización: Los departamentos son sectores que agrupan actividades homogéneas, esto es, del mismo tipo.- Por ejemplo, en un departamento comercial se agruparán las funciones que se relacionen con las ventas del producto o servicio, la investigación del mercado, el marketing, la publicidad, etc.-

Este proceso de agrupación de actividades homogéneas, debe ser el resultado final – luego de un exhaustivo análisis de las actividades – en el que se decide que trabajo debe ejecutarse, que tipos de decisiones deben tomarse, en que sectores, quienes son los responsables del cumplimiento de la tarea, de quienes dependen ellos, etc.-

Cada Organización departamentalizará de acuerdo con sus necesidades, y además lo hará con el criterio que considere para cada sector.- Es decir que si resulta conveniente, se puede utilizar un criterio para departamentalizar un área y otro para organizar otra área.-

Formas Tradicionales de Departamentalización.-

Los criterios más usuales de agrupación son siete (7): a).- Por Tiempo; b).- Por Funciones; c).- Por área geográfica; d).- Por Proceso; e).- Por Producto; f).- Por Tipo de Cliente; g).- Matricial.-

a).- Agrupación Por Tiempo: Consiste en concentrar las actividades sobre la base del tiempo en que se desarrollan. Es común encontrar este tipo de departamentalización en empresas productoras con “producción continua” (las 24 Hs.), en donde sus áreas productivas dividen a sus operarios por turnos. También se utiliza en hoteles, hospitales, cuarteles de bomberos y otras organizaciones que trabajan las 24 horas.-

   
b).- Agrupación Por Funciones: Radica en aglutinar las actividades de acuerdo con una serie de funciones que en todas las organizaciones aparecen desarrolladas en mayor o menor grado, integrando lo que se conoce como “ciclo de la Organización”: comprar, pagar, procesar, vender, y cobrar bienes, servicios o información.-

Este criterio de departamentalización es el más difundido porque refleja lógicamente las funciones básicas, facilita la especialización de las tareas y contribuye a la planificación y el control.-

Ejemplo de este criterio es dividir a la Organización en áreas como: Producción; Comercialización; Recursos Humanos, Finanzas; Administración; Sistemas; etc.-

c).- Agrupación Por Área Geográfica: Este tipo división se da en Organizaciones que poseen varias sedes, sucursales o filiales, distribuidas en distintos territorios, con características diferentes.-

Esta agrupación persigue la finalidad de que se puedan tomar  decisiones relacionadas con asuntos locales que no son trasladables al resto de la Organización o de las Sedes/Sucursales/Filiales localizadas en otra zona.-

Es común que las áreas comerciales o de ventas utilicen este criterio, por ejemplo: las gerencias zonales de los bancos (Noroeste; Sur; Cuyo; Patagonia; Litoral, etc.).-


d).- Agrupación Por Proceso: Significa concentrar las actividades en relación con la secuencia del proceso de fabricación o de producción de un bien o servicio, haciendo posible el mejor uso de las instalaciones, la disposición de las maquinarias y equipos y la especialización de las personas en cuanto a las exigencias de la tecnología empleada.-

Se utiliza en organizaciones con procesos productivos complejos, y se aplica en el área de producción.-


e).- Agrupación Por Producto: Implica reunir las actividades vinculándolas con los productos o servicios que brinda la Organización.-

Este tipo de agrupación es muy utilizado porque facilita la especialización y el conocimiento de los requerimientos específicos para asegurar la calidad de los productos o servicios, o su mejor venta.-

Ejemplo de este tipo de agrupación son las que realizan la fábricas de champús, que dividen su área productiva de acuerdo con su línea antigrasos, anticaspa, o cabellos normales, etc.-  


f).- Agrupación Por Tipo de Cliente: Este tipo de criterio de departamentalización busca aunar actividades para responder a las demandas específicas que los clientes efectúan a la Organización, haciendo posible el conocimiento en profundidad de sus gustos y preferencias, así como el nivel de calidad y atención que requieren.-

Por ejemplo, algunas firmas que fabrican ropa de moda, dividen sus locales comerciales en locales para línea de mujer o de bebes.-

Las compañías de telecomunicaciones cuentan con departamentos distintos para atender a grandes empresas y a clientes individuales (casas de familia). Estos clientes suelen requerir distintos métodos de venta, distintas características de productos, etc.-

g).- Agrupación Matricial: Este tipo de agrupación emplea un sistema de mando múltiple. Los empleados pasan de una tarea a otra y pueden tener varias obligaciones a la vez ante los gerentes de distintos proyectos.-


Las Organizaciones no se limitan al empleo exclusivo de un solo tipo de estructura.-

Utilizan y combinan libremente todos los tipos de agrupamientos descriptos anteriormente, de acuerdo con las necesidades de organizarse para cumplir con la estrategia definida.- A eso se llama “Estructura Múltiples”.-

En la industria automotriz es muy habitual que se combine la agrupación por función y por producto: por ejemplo, para cada producto hay un “jefe de producto” (camionetas; autos, camiones) y para cada función tienen un “jefe de departamento o división” (marketing, finanzas, producción, etc.-).-