La estructura de la Organización es la forma en que las personas y los puestos de trabajo se agrupan y se relacionan entre sí, suelen representarse gráficamente por medio del Organigrama (representación gráfica de la estructura).-
Los “procesos” son todas las actividades que dan vida al organigrama.-
Entonces, hablamos de estructura al dividir el trabajo en tareas. Por otro lado hablamos de procesos cuando definimos cómo hacer cada tarea, y de qué manera cada tarea se vincula con la siguiente en una “cadena de actividades”.-
Podemos decir, que existen (6) Puntos de Partida para diseñar la estructura de una Organización:
1º.- Complejidad: Con este concepto se trata de indicar el número de puestos de trabajo o grupos de trabajo muy diferentes y en consecuencia el número de unidades o departamentos distintos que existen en la Organización.-
Por lo tanto la complejidad es una consecuencia directa de la división de la mano de obra y la creación de puestos de trabajo y/o departamentos y/o secciones.-
Cuando la Organización cuente con muchos y distintos puestos de trabajo y secciones, mayor y mas complejos serán los problemas organizacionales y de gestión.-
En consecuencia será mayor la complejidad de una Organización cuanto mayor sea:
- La especialización de
- La delegación de autoridad.-
- La existencia de departamentos y/o secciones.-
- Menor personal bajo la dependencia de un superior.-
2º.- Delegación de Autoridad: La autoridad consiste en el derecho de mandar y en el poder de hacerse obedecer.- La esencia de la responsabilidad es la obligación de usar la autoridad para que cada uno cumpla con su deber.-
Quizás la delegación de autoridad sea probablemente el proceso fundamental de la gestión empresaria, ya que es imposible que una sola persona lo haga todo y lo resuelva todo.-
El proceso de delegación de autoridad tiene lugar a través de las jerarquías impuestas por la Organización , desde su nivel más alto al más bajo.-
“…Delegar una responsabilidad es confiar a un subordinado la misión de conseguir un objetivo, dejándole cierta iniciativa en la elección de los medios…”.-
- Específicas o Generales.-
Al delegar se debe tener en cuenta que:
· Hay que saber que los demás pueden cometer errores.-
3º.- Centralización: La misma es el proceso por el cual la toma de decisiones se encuentra en un solo punto de la Organización , generalmente en los “altos mandos”; y los niveles “más bajos” se limitan a cumplir las mismas.-
La centralización es una tendencia a restringir la delegación de la autoridad y la toma de decisiones.-
Mayor será la centralización cuando:
· Menor sea la especialización del trabajo.-
· Menor autoridad se delegue.-
· Mayor sea el número de departamentos o secciones.-
· Mayor sea el número de personas que controle cada superior.-
4º.- Descentralización: esta, al contrario de la centralización, es la tendencia a dispersar la autoridad y el poder de decisión entre los niveles de una Organización.-
La descentralización será mayor cuanto mayor sea el número de decisiones que se toman en los niveles inferiores; y que dichas decisiones sean importantes, afecten a las diferentes funciones de la Organización y no requieran de la aprobación de otros.-
En la descentralización hay que tomar en cuenta diversos factores: el tamaño, las políticas de la Organización , el estilo de conducción, los métodos de control disponibles, los sistemas de información con los que se cuentan, etc.-
Las ventajas de descentralizar son las siguientes:
- Las decisiones son más rápidas.-
- La conducción es más flexible y democrática.-
- Se logran actitudes más positivas de los miembros de
- Se adquiere mejor experiencia y aprendizaje.-
5º.- Recentralización: La centralización y la descentralización no son sistemas de administración buenos o malos por si solo; es una cuestión de medida en la que se trata únicamente de hallar el equilibrio favorable a la Organización.-
En determinados casos, la Organización se encuentra obligada a concentrar nuevamente la autoridad que antes hubiera sido descentralizada. Este proceso se denomina “recentralización”; esto no implica la anulación completa de la descentralización anterior, ya que quienes han delegado la autoridad no la retiran por completo.-
En conclusión podríamos decir que se trata de una nueva centralización de la autoridad sobre determinados tipos de actividades o en ciertas clases de funciones.-
6º.- Departamentalización: Los departamentos son sectores que agrupan actividades homogéneas, esto es, del mismo tipo.- Por ejemplo, en un departamento comercial se agruparán las funciones que se relacionen con las ventas del producto o servicio, la investigación del mercado, el marketing, la publicidad, etc.-
Este proceso de agrupación de actividades homogéneas, debe ser el resultado final – luego de un exhaustivo análisis de las actividades – en el que se decide que trabajo debe ejecutarse, que tipos de decisiones deben tomarse, en que sectores, quienes son los responsables del cumplimiento de la tarea, de quienes dependen ellos, etc.-
Cada Organización departamentalizará de acuerdo con sus necesidades, y además lo hará con el criterio que considere para cada sector.- Es decir que si resulta conveniente, se puede utilizar un criterio para departamentalizar un área y otro para organizar otra área.-
Formas Tradicionales de Departamentalización.-
Los criterios más usuales de agrupación son siete (7): a).- Por Tiempo; b).- Por Funciones; c).- Por área geográfica; d).- Por Proceso; e).- Por Producto; f).- Por Tipo de Cliente; g).- Matricial.-
a).- Agrupación Por Tiempo: Consiste en concentrar las actividades sobre la base del tiempo en que se desarrollan. Es común encontrar este tipo de departamentalización en empresas productoras con “producción continua” (las 24 Hs.), en donde sus áreas productivas dividen a sus operarios por turnos. También se utiliza en hoteles, hospitales, cuarteles de bomberos y otras organizaciones que trabajan las 24 horas.-
b).- Agrupación Por Funciones: Radica en aglutinar las actividades de acuerdo con una serie de funciones que en todas las organizaciones aparecen desarrolladas en mayor o menor grado, integrando lo que se conoce como “ciclo de la Organización ”: comprar, pagar, procesar, vender, y cobrar bienes, servicios o información.-
Este criterio de departamentalización es el más difundido porque refleja lógicamente las funciones básicas, facilita la especialización de las tareas y contribuye a la planificación y el control.-
Ejemplo de este criterio es dividir a la Organización en áreas como: Producción; Comercialización; Recursos Humanos, Finanzas; Administración; Sistemas; etc.-
c).- Agrupación Por Área Geográfica: Este tipo división se da en Organizaciones que poseen varias sedes, sucursales o filiales, distribuidas en distintos territorios, con características diferentes.-
Esta agrupación persigue la finalidad de que se puedan tomar decisiones relacionadas con asuntos locales que no son trasladables al resto de la Organización o de las Sedes/Sucursales/Filiales localizadas en otra zona.-
Es común que las áreas comerciales o de ventas utilicen este criterio, por ejemplo: las gerencias zonales de los bancos (Noroeste; Sur; Cuyo; Patagonia; Litoral, etc.).-
d).- Agrupación Por Proceso: Significa concentrar las actividades en relación con la secuencia del proceso de fabricación o de producción de un bien o servicio, haciendo posible el mejor uso de las instalaciones, la disposición de las maquinarias y equipos y la especialización de las personas en cuanto a las exigencias de la tecnología empleada.-
Se utiliza en organizaciones con procesos productivos complejos, y se aplica en el área de producción.-
e).- Agrupación Por Producto: Implica reunir las actividades vinculándolas con los productos o servicios que brinda la Organización.-
Este tipo de agrupación es muy utilizado porque facilita la especialización y el conocimiento de los requerimientos específicos para asegurar la calidad de los productos o servicios, o su mejor venta.-
Ejemplo de este tipo de agrupación son las que realizan la fábricas de champús, que dividen su área productiva de acuerdo con su línea antigrasos, anticaspa, o cabellos normales, etc.-
f).- Agrupación Por Tipo de Cliente: Este tipo de criterio de departamentalización busca aunar actividades para responder a las demandas específicas que los clientes efectúan a la Organización , haciendo posible el conocimiento en profundidad de sus gustos y preferencias, así como el nivel de calidad y atención que requieren.-
Por ejemplo, algunas firmas que fabrican ropa de moda, dividen sus locales comerciales en locales para línea de mujer o de bebes.-
Las compañías de telecomunicaciones cuentan con departamentos distintos para atender a grandes empresas y a clientes individuales (casas de familia). Estos clientes suelen requerir distintos métodos de venta, distintas características de productos, etc.-
g).- Agrupación Matricial: Este tipo de agrupación emplea un sistema de mando múltiple. Los empleados pasan de una tarea a otra y pueden tener varias obligaciones a la vez ante los gerentes de distintos proyectos.-
Las Organizaciones no se limitan al empleo exclusivo de un solo tipo de estructura.-
Utilizan y combinan libremente todos los tipos de agrupamientos descriptos anteriormente, de acuerdo con las necesidades de organizarse para cumplir con la estrategia definida.- A eso se llama “Estructura Múltiples”.-
En la industria automotriz es muy habitual que se combine la agrupación por función y por producto: por ejemplo, para cada producto hay un “jefe de producto” (camionetas; autos, camiones) y para cada función tienen un “jefe de departamento o división” (marketing, finanzas, producción, etc.-).-
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