En toda Organización, como hemos visto, se crean una serie de departamentos o secciones con niveles jerárquicos a los que se les atribuye una serie de funciones, estableciendo canales de comunicación entre los mismos; esos departamentos o secciones o grupos de trabajo “preestablecidos en forma oficial”, constituye lo que denominamos: organización formal.-
a).- Organigrama: Una vez distinguida las funciones de “orden superior” y las funciones básicas contenidas en cada una, la pregunta es: si resulta necesario establecer algún mecanismo de coordinación entre las funciones de orden superior a los efectos de resolver cuestiones que tengan que ver con la asignación de recursos; con la resolución de conflictos entre las funciones y con la transmisión de grandes lineamientos relativos a las estrategias fijadas.-
La respuesta es que es necesario establecer una función coordinadora y de jerarquía superior a la que llamaremos – por ejemplo – gerencia general.-
Este gráfico es un organigrama y muestra las funciones definidas y las líneas de autoridad y responsabilidad. Las líneas indican las relaciones de autoridad dentro de la escala jerárquica definida en la estructura de la Organización.-
Por ejemplo: toda el área que corresponde a la función básica de Ventas, estará a cargo de una persona que ejercerá la autoridad conferida sobre las personas responsables de las funciones básicas de “ventas por menor”; “Depósito de Productos Terminados” y “Distribución”.-
Esto quiere decir que los responsables de cada una de estas funciones informarán al responsable de “Ventas” sobre la gestión de cada uno de ellos y recibirán ordenes del responsable de “Ventas”.-
El organigrama se define y diseña desde la “Dirección” (nivel superior) de la Organización y en muchos casos se “participa” a la línea media (nivel medio).-
Se revisa y se modifica en forma continua, en la medida que la Organización cambie su estrategia y este cambio implique una modificación en su estructura; que debe trasladarse al organigrama para que quede representado.-
b).- Manual de Funciones: Determina la finalidad del sector o del puesto en cuestión.- Describe el puesto, las tareas o actividades que lleva a cabo (responsabilidad); y la dependencia respecto de otro puesto de trabajo (autoridad).-
Asimismo define la información a ser recibida, y la información que el puesto genere.-
c).- Manual de Procedimientos: Muestra el “recorrido” de la información mediante gráficos (realizados con símbolos) llamados: cursogramas o flujogramas.- Este manual describe las conexiones entre las partes de la estructura y responde a las preguntas como, donde y cuando se llevan a cabo las actividades.-
Organización Informal:
Sin embargo, al margen de esa estructura formal surgen, durante la actividad y de manera espontánea, numerosos grupos de personas o líderes que actúan en otros niveles que los establecidos, estableciendo otros canales de comunicación “no coincidentes” con las normas o reglamentos de la organización , esta estructura alternativa se conoce con el nombre de: Organización Informal.-
La organización Informal es la que espontáneamente establecen los empleados, operarios o gerentes, reuniéndose por afinidades, ideologías, simpatías, ideales, costumbres, cuestiones de trabajo o de comunicación, etc.-.
No debe ser considerada opositora o negativa, ya que a veces se aprovecha de la organización no formal para asegurarse que el contenido de un mensaje formal llegue a todos los ámbitos de la organización y se cumpla eficazmente para el logro de los objetivos empresarios.-
Muchas veces la organización informal llega a ser más rápida y efectiva que la organización formal, pues se encuentra motivada por una reacción espontánea del personal a la que accede sin presiones ni imposiciones.-
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